La vita in un locale che fa somministrazione vede protagoniste anche due importanti dinamiche che si sviluppano all'interno dell'azienda, che vanno considerate (e molto spesso vengono, invece, sottovalutate). Parliamo della merce acquistata e poi buttata via, perché deteriorata, e della merce consumata all'interno dell'attività e non oggetto di cessione al cliente. Oggi, per svariati motivi, è diventato fondamentale creare una procedura per evidenziarle e renderle parte integrante del processo aziendale. Analizziamo alcune delle cause per le quali è necessario prevedere delle procedure per tutelarsi e programmare meglio la propria attività.

LE MOTIVAZIONI FISCALI

La maggior parte di voi si è ritrovato nell'ultimo periodo a doversi confrontare con il proprio commercialista per la compilazione del modello Isa, che va allegato il modello unico. L'incidenza del costo delle materie prime rispetto ai ricavi rappresenta uno dei principali campanelli d'allarme del modello Isa. L'indice sintetico di affidabilità sulla durata e decumulo delle scorte determina un indicatore fondamentale nel calcolo del punteggio complessivo. Sotto la voce materie prime vengono normalmente imputati tutti gli acquisti fatti nell'anno, a prescindere che le stesse materie prime siano state oggetto di cessione al cliente o meno. L'incidenza percentuale delle stesse rispetto ai ricavi complessivi può determinare un indice non soddisfacente di affidabilità.

UN BUON CONTROLLO DI GESTIONE

E' ormai obbligo per tutti gli esercenti controllare il food cost e il drink cost. Questo avviene applicando due procedure: una analitica, che prevede di calcolare il costo della referenza a menu mediante la quantificazione economica della ricetta; una globale, che è quella di verificare che il totale degli acquisti effettuati in un determinato periodo siano proporzionati percentualmente alle referenze vendute. L'analisi costante con la procedura globale permette di evidenziare eventuali errori nella procedura analitica. Per poter effettuare dei controlli veloci e pratici, è necessario che nel conto economico il conto delle materie prime utilizzate in cucina, delle merci per la rivendita scaffale e delle bevande sia il più possibile veritiero, dunque al netto di sprechi e consumo interno.

UN MONITORAGGIO QUOTIDIANO DELLA MERCE DETERIORATA PUO' SALVARE I CONTI

La vostra azienda, a prescindere che questo sia ratificato in un manuale operativo o no, ha un processo operativo in essere. Ogni giorno, secondo le vostre esperienze e abitudini, vengono messe in atto delle procedure che permettono alla vostra attività di soddisfare i bisogni dei clienti. L'approvvigionamento delle materie prime avviene secondo metodi a voi comodi o conosciuti, tramite consegna di grossisti o acquisto giornaliero da produttori e rivenditori. In tutti i casi i prodotti acquistati si devono dividere in prodotti a media\lunga scadenza e prodotti a breve scadenza. In cucina, nella preparazione della linea del referenze a menù, ci sono lavorazioni che vengono fatte in momenti precedenti a quello del servizio e altre che vengono fatte sul momento; nel corso delle preparazioni vengono lavate\preparate materie prime che poi non sempre vengono completamente utilizzate nei servizio. Tutto ciò che non viene utilizzato e non è utilizzabile nei giorni successivi verrà smaltito nell'organico (pensate alla verdura, alla frutta, eccetera). Quello che è importante è attuare una procedura che permetta di quantificare a quanto ammonta la merce deteriorata che viene buttata via. Infatti, all'atto dell'acquisto di questi prodotti, la relativa fattura è stata imputata a "merci conto acquisti" andando a rappresentare un importo complessivo, insieme ai prodotti effettivamente utilizzati per produrre le referenze; in realtà la merce deteriorata non è mai stata utilizzata per produrre le referenze pertanto, il valore complessivo della "merce conto acquisti" va depurata da questi importi. Il consiglio pratico è quello di prevedere dei fogli giornalieri nei quali andate ad annotare la quantità, la descrizione del prodotto e il costo all'acquisto dello stesso; il totale di questo foglio rappresenta il valore della merce deteriorata smaltita nella giornata. Successivamente è consigliabile riepilogare i totali giornalieri in un foglio mensile, che conterrà il totale di giornata per le giornate del mese in cui è stata smaltita la materia prima. Se temete di perdere troppo tempo nella compilazione, predisponete un foglio che contiene già le referenze più incriminate e il relativo prezzo accanto; in questo modo non vi resta che aggiungere la quantità giornaliera. Dal lato contabile, occorrerà girocontare dal conto "merci conto acquisti" iniziale al "conto merci deteriorate" il valore mensile riportato nel foglio da voi predisposto. In questo modo la rappresentazione dell'attività risulta più veritiera. Se viene da pensare alla classica affermazione:"Da noi non si butta via niente, quello che non usiamo in un servizio lo riutilizziamo nel servizio successivo", posso garantire che non è mai davvero così. Una volta attivate queste procedure, resterete stupefatti degli importi totali che vi ritroverete.

I CONSUMI INTERI: LA CHIAVE E' STIMARE IL COSTO MEDIO DEI PASTI

Di sicuro avete delle regole nei confronti del personale: alcuni mangiano prima del servizio, pochi dopo il servizio, pochissimi locali hanno una procedura che non prevede la somministrazione del pasto prima o dopo il servizio. Avete certamente anche delle regole durante il servizio stesso: quanto e cosa il personale può bere e mangiare? Il nostro obiettivo, almeno iniziale, non è quello di farvi modificare la procedura, ma è quello di farla diventare tale, cioè di riportare per iscritto ciò che avviene in automatico. Vi sono innumerevoli strade da poter percorrere per rendere più veritiera la rappresentazione di ciò che avviene e nello stesso tempo vi sono opportunità per ridurre l'utile, ma soprattutto evidenziare, nel rapporto di lavoro in essere con il vostro dipendente, i benefit che gli vengono concessi. Il consiglio è di prendere prima atto del valore che state spendendo come consumo interno e poi dargli la miglior forma fiscale possibile.

Per quanto riguarda il pasto che viene somministrato al personale, vi sono diverse strategie attuabili. C'è chi fa un menu diverso da quello che viene somministrato ai clienti; in tal caso può essere consigliabile l'acquisto delle materie prime utilizzate per i dipendenti da fornitori diversi da quelli abituali, in modo da poter imputare il relativo costo già in un conto diverso all'atto dell'acquisto della merce. C'è invece chi somministra ai dipendenti piatti presenti nel menù, anche per permettere agli stessi dipendenti di vendere con maggior conoscenza e credibilità le referenze proposte dal locale. In questo caso il consiglio è di predisporre un foglio mensile nel quale definire il costo medio, calcolato il prezzo di acquisto delle materie prime, il pasto somministrato, ad esempio 5 €. Ogni giorno andrete ad indicare il numero di persone che hanno mangiato e così otterrete il totale giornaliero e mensile somministrato. A monte avrete riepilogato su un foglio le referenze che andrete a somministrare nel mese e il loro relativo food cost, a sostegno dei 5 € stabiliti costo medio. Il consiglio aggiuntivo è che bisogna programmare con lo chef quello che viene previsto ai dipendenti in anticipo, meglio se settimanalmente; l'improvvisazione si pensa sia sintomo di ottimizzazione, in realtà è creatrice di spreco.

Occorrerà poi definire cosa è concesso consumare i dipendenti durante il servizio. Solo acqua? Anche le bibite? Quali e quante? Decisa la regola, andate a dare un valore alla regola stessa, ad esempio 3 € a persona, e all'interno dello stesso foglio dei pasti o in un foglio a parte, andrete a riepilogare il totale mensile diviso per giorni e per numero di persone. Da un punto di vista contabile, non è detto che in questa evenienza si operi un semplice giroconto, perché dipende dagli importi a persona e dalla regola di somministrazione adottata.

Il consiglio è di valutare con il vostro consulente la conseguente strategia di registrazione contabile. E' importante chiarire a voi stessi al vostro personale che non si tratta di una procedura per controllare le persone ma per controllare i numeri. Dal controllo dei numeri derivano le valutazioni, e poi potrete anche decidere di aumentare le concessioni. È importante prima avere piena conoscenza delle dinamiche e delle spese.

EVITARE UN CONTENZIOSO TRIBUTARIO

L'Agenzia delle Entrate, in sede di accertamento, determina i ricavi presunti tramite l'applicazione di moltiplicatori del costo delle materie prime utilizzate per la realizzazione delle portate o delle bevande, oltre che da elementi induttivi (consumi, tovagliato, ecc...). Nei confronti di un potenziale contenzioso, occorre programmare in anticipo la documentazione a supporto in modo che le vostre procedure aziendali vengano riconosciute e tolgano qualsiasi dubbio al fisco che dietro a dei valori anomali si possono nascondere invece degli incassi omessi. Una corretta contabilizzazione dell'andamento aziendale risulta la miglior difesa nei confronti di meccanismi induttivi di determinazione del reddito. Siccome i due eventi che stiamo analizzando - meno spreco e consumo interno - rappresentano già una reale procedura aziendale in essere, insomma un qualche cosa con cui ogni gestore di locale ha a che fare quotidianamente, qui di seguito proviamo a dare concrete indicazioni gestionali su entrambi i fronti.

DATE CERTE, CONTRO I CONTENZIOSI

Naturalmente ci sarebbero altri aspetti da approfondire. Ad esempio, oltre alla merce deteriorata bisognerebbe quantificare anche lo sfrido, ovvero il residuo delle lavorazioni, dei prodotti, mentre, oltre al consumo interno del personale bisognerebbe quantificare anche i piatti che vengono regalati ai clienti o dagli stessi non pagati per molteplici motivi. Tuttavia, l'importante è partire dalle attività più significative e mettere in atto i corretti meccanismi di gestione. Poi, se funzionano, man mano si prende dimestichezza con le procedure e si va a implementarle. Di tutte le procedure bisogna avere traccia scritta: il consiglio è di registrare, con la cadenza più frequente possibile e sul registro degli acquisti, i vari fogli riepilogativi; è il miglior modo per dare certezza di  quanto state dicendo e state dando data certa al documento. Ogni altro modo che ritenete opportuno per certificare la data del documento è utile in caso di contenzioso.